Daftar Isi
Saat ini cara kerja kita sudah bertransformasi, tidak selalu kita bertemu tatap muka di satu tempat ruangan yang sama. Seringkali kita harus berkolaborasi dengan rekan kerja kita yang jaraknya berjauhan dan tidak ada di tempat yang sama. Tetapi kita tetap harus punya kapabilitas untuk kerja simultan bersama-sama menghasilkan sesuatu yang nyata dan konkrit. Dan kerja jarak jauh itu ternyata tidaklah mudah.
Berikut saya jelaskan dalam artikel berikut ini tiga kunci sukses yang anda bisa gunakan untuk memastikan kolaborasi dengan tim bahwa kerja jarak jauh itu benar-benar bisa efektif dan menghasilkan output yang anda inginkan. Yuk kita lihat Seperti apa tiga kunci sukses itu.
Kunci Sukses Kerja Jarak Jauh
Ada tiga kunci sukses yang anda bisa aplikasikan di pekerjaan anda dan tim Anda untuk memastikan bahwa kolaborasi kerja jarak jauh anda dengan anggota tim yang berjauhan atau remote working itu bisa berjalan dengan efektif.
Apa itu tiga kunci suksesnya? Sebelum menjawab itu, kita lihat dulu yuk quotation dari Dame Stephanie Steve Shirley CH ini. Dia mengatakan bahwa :
“Remote worth has less to do with the tools and more to do with effective management practice.”
Yang namanya kerja remote atau kerja jarak jauh itu sebenarnya tidak terlalu berurusan dengan tools. Tetapi yang lebih penting lagi adalah urusannya atau hubungannya lebih dekat ke management practices. Nah, bukan berarti tools tersebut tidak penting, tetapi management practices lebih penting dan itu sebabnya saya mengetahuinya sebagai urutan yang ketiga. Kita mulai dari management practice dulu, yang pertama dan yang kedua. Apa itu yang pertama?
1. Clarity
Kalau anda ingin memastikan kolaborasi kerja jarak jauh anda tadi dapat berjalan dengan baik maka hal nomor satu yang harus anda miliki adalah clarity. Apa Maksudnya clarity? Coba jawab pertanyaan ini dahulu dan coba jawab dengan jujur ya. Kira-kira apa sih yang perlu anda capai di bulan ini? Sebagian dari kita akan menjawab jobdesk kita. Tidak, saya tidak menanyakan jobdesknya. Yang saya tanyakan adalah apa yang harus anda capai bulan ini? Yang itu berarti sangat spesifik dan detail.
Oke, pertanyaan kedua Bagaimana anda tahu bahwa anda telah melakukannya dengan baik? Atau telah mencapai item-item tadi itu dengan baik? Lalu apa ukuran keberhasilannya? Dan apa ukuran ketuntasannya? Kalau anda seperti kebanyakan orang anda akan menjawabnya dengan umum ya. Seperti Ketika saya submit pekerjaan saya ke bos. Tetapi begitu anda submit ke bos kan belum tentu itu yang terbaik dan yang seperti diinginkan si bos kan sebenarnya? Lalu apa ukuran bahwa anda sudah berhasil mencapai yang terbaik? Banyak dari kita tidak bisa menjawab pertanyaan itu.
Kemudian cakupan, kira-kira mana yang boleh dan mana yang tidak boleh anda lakukan. Nah itu sudah clear atau belum. Ketika kita tidak mampu menjawab pertanyaan ini dengan spesifik dan mantap, itu akan menghasilkan fiksi nantinya. Kalau seandainya kita kerjanya tidak remote ya, kerjanya di kantor bersama dengan rekan-rekan kerja kita, kita bisa bertemu langsung. Kalaupun misalnya nanti kita lagi bingung sebenarnya ini kerjaan saya sudah benar atau belum sih? Kita tinggal tanya saja ke rekan kerja kita. Atau kalau seperti ini bagimana? Lalu seperti itu bagaimana? Tentunya akan menjadi lebih mudah ketika kita dapat bertemu langsung.
Atau jika kita menanyakan langsung ke bos. Bos, saya sudah mengerjakan ini dan bagaimana hasilnya? Atau bahkan kita lagi galau, kita bingung sebenernya saya dan si bos kan bisa dengan mudahnya menjawab oke-oke saja nih atau lumayan ini ya seperti itu. Setiap hari bertemu dengan bos bahkan seringkali bos memberikan kerjaan baru ke kita ,jadi sepertinya itu akan mengalir saja. Bos juga akan memberi tahu kok pekerjaan kita tuh apa. Sementara kalau remote working atau kerja jarak jauh seringkali bos tidak melakukan itu setiap hari kepada anda sehingga anda bingung. Oke saya bekerja dan ada output yang dihasilkan, tetapi benar atau tidak sih ini output yang diinginkan oleh si bos?
Apakah memang standar kualitasnya itu seperti yang diekspektasikan oleh bos? Seringkali kita tidak tahu dan tidak clear. Termasuk juga cakupan jangan-jangan sudah sibuk mengerjakan ini tetapi rekan kerja memberi tahu : Itu kan kerjaan saya, mengapa kamu yang mengerjakan? Atau ada kerjaan yang seharusnya kita yang mengerjakan malah tidak kita kerjakan dan kita pikir itu kerjaan orang lain.
Nah kembali lagi kalau kita kerjanya itu dekat dalam satu ruangan yang sama. Kan gampang kita tinggal colek teman lalu mengatakan kamu sudah kerjakan ini atau belum? Ini kerjaan kamu kan? Atau kita diingatkan oleh teman kita. Karena jika bertemu langsung tentu koordinasinya menjadi lebih enak dan mudah. Tetapi begitu remote berjauhan hal tersebut menjadi sulit dilakukan. Maka kemampuan kita menjawab pertanyaan-pertanyaannya secara spesifik akan menjadi kunci apakah kemudian kita akan efektif kolaborasinya.
Jadi intinya adalah kalau anda sebagai pemimpin anda harus punya clairity tentang outcome apa yang anda ingin capai dari masing-masing anggota kelompok anda. Anda harus spesifikkan scope kerjanya, mana yang boleh mana yang tidak, mana kerjanya A dan B kepada setiap anggota tim anda. Jadi semua anggota tim anda harus clear tentang apa yang harus dilakukan. Termasuk peran anda sendiri harus clear apa outcome anda dan apa scope yang anda akan lakukan. Anak buah Anda juga harus tahu itu. Ini akan memberikan direction atau arah. Jadi semua keringat dan semua daya upaya dari anggota tim kita tuh mengarah ke arah yang sama yang itu adalah mencapai goal dari tim kita bersama.
2. Transparency
Dan yang kedua adalah transparansi. Dalam kerja jarak jauh kita perlu tahu apa sih rencana yang dikerjakan oleh setiap anggota tim kita termasuk atasan kita. Kalau kita atasan maka kita tahu anak buah kita mau mengerjakan apa minggu ini. Dan anak buah kita juga tahu kerjaan apa di minggu ini. Dan kita update terus mana yang sudah selesai dan mana yang belum selesai. Apa saja kendala yang dihadapi. Ini penting karena ini memberikan unsur trust di dalam tim. Saya tahu bahwa anggota tim saya tuh tidak menganggur, dia melakukan sesuatu dan saya bisa melihat kok kerjaannya seperti apa.
Anak buah kita juga mengerti bahwa atasan saya tidak santai aja lho, dia juga punya banyak kerjaan. Dan enaknya adalah ketika kita sama-sama tahu kerjaan masing-masing apakah kita sudah on track atau kita bahkan off track, kita jadi punya kesempatan untuk membantu, untuk menolong atau paling tidak menanyakan kesulitannya. Nah, dari situlah kolaborasi kerja jarak jauh itu akan tercipta.
3. Tools
Yang ketiga ini baru tools yang tadi saya sampaikan untuk kerja jarak jauh ya. Kita tetap perlu tools, tools digital khususnya yang berguna untuk memastikan dua hal. Komunikasi kita lancar dan kerjaan bareng kita juga lancar. Nah ini nantinya akan membuat kolaborasi kita menjadi lebih efektif. Yuk kita bahas jenis-jenis toolsnya.
- Communication Tools
Yang pertama adalah communication tools. Kalau saya tanya kepada anda kira-kira apa tools komunikasi yang biasa anda pakai ketika kolaborasi kerja jarak jauh dengan tim. Kebanyakan dari kita akan menjawab WhatsApp atau Email. Sayangnya 2 tools tadi itu bukan tools untuk kolaborasi. Apalagi remote collaborations, tentu bukan. Untuk bisa remote collaboration ada syaratnya, tidak seperti orang ngobrol. Kalau anda di workshop mengobrol pada akhirnya akan ada conversationnya ke bawah. Jadi itu tidak didesain untuk melakukan kolaborasi.
Ada tools yang lain yang lebih tepat untuk kerja jarak jauh. Anda bisa pakai Slack, anda bisa pakai Flock atau anda bisa pakai Microsoft Teams. Ini tools yang memang benar-benar didesain untuk membantu anda bisa melakukan kolaborasi secara remote terkait dengan pekerjaan Anda.
- Workspace
Yang kedua adalah workspace. Anda perlu tempat atau ruang dimana seolah-olah anda kerja bersama-sama walaupun kerja jarak jauh. Bagaimana kalau misalkan di kantor anda punya drawer nya sama, papan tulisnya juga sama. Jadi kalau anda mau mencari dokumen tinggal buka drawer yang sama, atau menulis di papan tulis yang sama. Nah bagimana cara menghadirkan itu secara virtual. Ada toolsnya, apa saja? Misalnya Anda bisa pakai Basecamp, ini adalah yang paling simple dan paling sederhana untuk kerja jarak jauh. Atau anda bisa pakai Miro agak sedikit lebih canggih dan lebih lengkap.
Atau anda bisa gunakan Notion. Yang ini anda bisa membuat seperti seolah-olah anda membuat program anda sendiri, wikipedia anda sendiri yang tim anda secara spesifik butuhkan informasinya semuanya ada di situ. So, ini adalah aplikasi-aplikasi yang ada bisa pakai untuk memastikan bahwa proses kolaborasi anda berjalan dengan baik.
Penutup
Sekali lagi seperti yang disampaikan oleh Dr Steven tadi bahwa is not about the tools, tools will have obviously. Tetapi yang lebih penting lagi adalah dua yang lebih penting yaitu clarity dan transparency. Dan kalau anda bisa lakukan dua itu, insya Allah kolaborasi kerja jarak jauh tim anda pun akan lebih baik.
Semoga artikel ini bermanfaat!
