Daftar Isi
Saya yakin anda sudah sering mendengar kata agile atau bahkan mungkin agile organization. Lalu apa sebenarnya bedanya antara agile organization dengan tradisional organization yang mungkin dimiliki oleh perusahaan anda saat ini? Dan apa manfaat ketika kita mengadopsi pendekatan agile organization itu? Yuk kita simak di artikel berikut ini.
Agile Organization vs Traditional Organization
Oke jadi apa sih bedanya antara agile organization dengan tradisional organization yang biasa diadopsi oleh banyak perusahaan besar yang ada saat ini? Nah dalam artikel ini saya akan memotret perbedaan itu dari sudut pandang organizational structure nya dan juga bagaimana struktur itu saling berinteraksi satu sama lain.
Yuk kita lihat ini adalah gambaran ilustrasi dari struktur organisasi tradisional organization, sebuah piramida. Kita semua tahu orang yang jabatan paling tinggi ada di atas, sedangkan yang jabatannya paling rendah ada di bawah. Biasanya dalam struktur ini ada hirarki yang sangat jelas. Perintah itu dimulai dari atas kemudian di cascade turun ke bawah, top-down istilahnya. Kemudian bagaimana kemudian perintah kerja itu dieksekusi pun juga melewati beragam birokrasi yang biasanya itu banyak gemuk di tengah.
Nah sementara teman-teman yang ada di bawah yang memang menjadi eksekutor itu dibagi-bagi dalam divisi-divisi ya. Namanya division itu berarti kan ada pemisahan orang. Marketing dipisah dengan orang production, dipisah dengan orang finance, dipisah dengan orang sales, dipisah dengan orang IT. Dan masing-masing bagian-bagian tadi divisi-divisi tadi sudah ada perintah kerja yang sangat spesifik yang itu diterjemahkan oleh teman-teman yang ada di tengah dari perintah yang ada di atasnya. Dan seringkali masing-masing bagian ini akhirnya kerjanya sendiri-sendiri atau disebutnya silos. Sementara kalau kita bicara agile organization bentuknya kalau di ilustrasikan completely berbeda, bukan piramida tapi sebuah lingkaran.
Kalau teman-teman lihat seperti ini seperti mikroorganisme ya, dimana itu adalah sebuah analogi yang tepat sebenarnya. Yuk kita lihat apa sih yang ada didalam struktur organisasi yang disebut dengan agile organization itu. Pertama namanya box berbentuk kotak, siapa yang menduduki jabatan ini dan lain dibawahnya menjadi tidak terlalu penting sebenarnya. Walaupun itu tetap ada tetapi itu tidak terlalu penting.
Yang lebih penting adalah apa aksi yang dilakukan oleh masing-masing orang yang ada di situ. Dan mereka dengan cepat bisa berubah, bisa jadi orang yang selama ini kerja dengan Anda tiba-tiba bergeser pindah dengan Anda, kerja dengan pihak yang lain, atau anda kemudian ganti pekerjaan tertentu dan ada project baru yang datang. Perubahan itu sangat cepat terjadi dan sumber dayanya pun juga fleksibel.
Traditional Organization vs Agile Organization Adalah Perbedaan Sumberdaya
Anda bisa mendapatkan sumberdaya dari berbagai sumber yang itu biasanya agak berbeda dengan tradisional organization yang sumberdayanya sudah dibagi-bagi ke divisi-divisi lain dan satu divisi dengan yang lain tidak bisa saling tukar menukar minta sumberdaya dari tempat yang lain. Semua orang pasti akan pertahankan sumberdayanya masing-masing ya. Nah kalau dalam agile organization itu jauh lebih fleksibel, itu jauh lebih dimungkinkan. Agile organization adalah perubahan ke arah yang lebih fleksibel.
Dan kalau teman-teman lihat di dalam gambar tersebut, organisasi itu ternyata terbentuk bukan dari departemen-departemen atau divisi-divisi yang menjadi silos, tapi tim. Yang mana tim itu terdiri dari orang yang ekspertise-nya beda-beda. Ada orang marketing dan juga ada orang Finance disitu. Yang mana masing-masing tim ini punya tanggung jawab untuk menuntaskan satu pekerjaan dari awal hingga akhirnya. Lalu apakah kemudian leader itu jadi tidak punya peran? Tentu saja punya, tapi peran mereka itu semata-mata demi memberikan arahan dan meng-enables action, memampukan orang untuk mengambil aksi. Memudahkan dan memfasilitasi tim supaya dia benar-benar taking the right action berdasarkan arahan yang sudah ditetapkan, sehingga ini menjadi jauh lebih fleksibel.
Kalau saya sebut tadi bahwa agile organization itu mirip kayak sebuah mikroorganisme ya. McKinsey juga mengatakan begitu, jadi McKinsey mengatakan bahwa beda utama antara tradisional organization dengan agile organization adalah kalau tradisional organization karakteristiknya seperti sebuah mesin. Seolah semuanya itu sudah diprogram dari atas kemudian program ini diturunkan menjadi sebuah perintah kerja lebih spesifik kemudian sudah mulai di design disposisi ke orang-orang tertentu yang mengeksekusinya. Asumsinya bahwa tidak ada distorsi ketika dia menterjemahkan dari atas ke bawah.
Asumsinya bahwa setiap orang accountability nya tinggi untuk menjalankan semuanya. Asumsinya adalah tidak ada perubahan cepat yang terjadi disekitarnya yang membuat mereka akhirnya harus mengubah perintah itu. Layaknya sebuah mesin, semuanya sudah terprogram dengan baik. Nah kalau agile organization itu seperti organisme yang dia fleksibel, yang dia luwes dan bisa beradaptasi dengan keadaan. Bukan berarti yang tradisional organization ini tidak bagus, sebenarnya juga bagus kalau situasinya stabil, kalau kondisi market bisa diprediksi.
Keuntungan Agile Organization
Maka dahulu ketika perusahaan besar itu menggunakan tradisional organization tidak ada masalah karena memang pada saat itu ekonomi itu lebih stabil dan situasi pasar bisa diprediksi. Sehingga ketika yang di atas itu membuat sebuah perencanaan bisa efektif sampai tiga tahun, lima tahun, bahkan perencanaan tersebut relevan selama lima tahun itu. Dan selama yang bawah mengeksekusi dengan baik rencana itu, maka perusahaan akan baik-baik saja. Problemnya sekarang adalah kita sudah susah memprediksi, jangankan lima tahun, tiga tahun saja sudah pusing ya.
Mungkin kita bisa lakukan saat ini, tapi tahun kedua harus ganti asumsi. Kenapa begitu cepatnya perubahan yang ada disekitar kita? Ya teknologinya berubah, ya pemain-pemain di industri berubah, ya customernya juga berubah sehingga kalau kita mengandalkan top-down. Jangan-jangan begitu yang dari top itu sampai ke bawah, ketika bawah eksekusi sudah lagi tidak relevan. Dan ketika yang bawah menyadari bahwa itu sudah tidak relevan, untuk supaya disadari sampai di atas perjalanan untuk naik ke atas ini butuh waktu.
Sehingga begitu dia mendiskusikan itu tentang perubahan itu dan kemudian memberikan perintah baru ke bawah yang juga butuh waktu, begitu sampai lagi yang ke bawah itu dieksekusi lagi sudah lewat. Pesaing sudah lebih dahulu menangkap peluang yang ada. Maka saat ini memang lebih pas organisasi itu menggunakan pendekatan agile organization adalah seperti apa yang ada di kanan. McKinsey menyimpulkan bahwa keuntungan kita menjalankan agile organization yaitu karena selain kita punya stability, adanya agile organization itu bisa menambah kecepatan kita dalam bergerak dan juga kemampuan kita beradaptasi dengan situasi yang serba tidak jelas. VUCA yang berarti volatility (volatilitas), uncertainty (ketidakpastian), complexity (kompleksitas), dan ambiguity (ambiguitas). Sehingga agile organization menjadi the new critical source of competitive advantage bagi perusahaan.
Ketidakstabilan Lingkungan Bisnis
Siapa sih perusahaan-perusahaan atau industri yang mengadopsi agile organization ini? Ternyata risetnya mereka juga menemukan ketika industrinya itu dipersepsi bahwa bisnis environmentnya itu tidak stabil maka berpeluang pemain di industri itu untuk mengadopsi agile organization adalah tepat. Misalnya Anda kalau lihat gambar ini
Semakin ke kanan berarti semakin tidak stabil bisnis environment nya. Dan Anda bisa lihat secara vertikal itu adalah presentase jumlah responden yang mengatakan bahwa organisasinya mengadopsi agile organization dan ternyata kalau Anda lihat yang paling kanan itu adalah Telco. Telco itu sedang didisrup habis-habisan oleh over the top dan masih banyak digital company lain yang akan mendisrup Telco. Kemudian Media Entertainment, ya kita tahu itu dan ternyata telco itu hampir 50% perusahaan telco sudah mulai mengadopsi agile organization. Perusahaan media juga dipaksa untuk bergerak ke arah sana walaupun lebih sedikit, jumlahnya 42%.
Financial services itu disruptionnya juga lumayan dan mereka juga sudah memulai untuk mengubah bagaimana design dari organisasinya. Jadi kalau Anda lihat gambar ini coba petakan di mana letak industri Anda. Kalau industri Anda cenderung lebih di kanan berarti mestinya anda sudah mulai ambil ancang-ancang untuk mengadopsi agile organization. Kalau sudah berarti anda sudah di jalur yang tepat ,tugas Anda tinggal memastikan bahwa itu benar-benar bekerja dengan baik. Jangan sampai nanti justru packaging nya saja kelihatan agile tapi sebenarnya jeroannya masih tradisional.
Semoga artikel ini bermanfaat ya!
