Daftar Isi
Meskipun kini masih belum diperbolehkan untuk mengadakan seminar secara tatap muka, masih ada alternatif lain yang bisa dilakukan yaitu dengan menggunakan aplikasi Zoom. Melalui aplikasi ini, kamu bisa mengadakan seminar secara daring atau yang lebih populer dengan sebutan webinar. Berikut adalah cara membuat webinar dengan Zoom yang bisa kamu terapkan sendiri.
Langkah Membuat Webinar Menggunakan Aplikasi Zoom
1. Pilih Tema dan Konsep Terlebih Dahulu
Sebelum membahas mengenai cara membuat webinar dengan Zoom, hal pertama yang tidak boleh dilupakan begitu saja adalah kamu harus memikirkan terlebih dahulu mengenai tema dan konsep yang ingin kamu terapkan pada webinar tersebut. Webinar tentu tidak akan bisa berjalan dengan lancar tanpa ada tema dan konsep yang jelas.
Untuk itulah, cari tema dan konsep yang tepat untuk webinar tersebut dengan mendiskusikannya dengan banyak panitia lainnya. Apabila sudah menemukan tema dan konsep, maka langkah selanjutnya yaitu proses realisasi yang bisa kamu lakukan dengan memanfaatkan aplikasi Zoom.
2. Buat Susunan Acara
Tidak hanya konsep dan tema saja, namun susunan acara juga termasuk hal penting yang wajib dipenuhi agar webinar tersebut bisa berjalan sesuai dengan rencana awal dan tidak mengulur-ulur waktu. Susunan acara berfungsi untuk membatasi durasi yang dilakukan pada setiap segmen, sehingga acara tidak berjalan secara berantakan dan tetap beratur hingga selesai.
Susunan acara untuk webinar Zoom bisa dibuat dengan menyesuaikan timestamp yang mirip seperti halnya webinar pada umumnya. Cara membuat webinar dengan Zoomdapat dilakukan dengan lebih mudah apabila susunan acara sudah tertulis dengan tepat dan tidak ada kejanggalan apapun pada susunan acara tersebut.
Satu hal yang perlu diperhatikan lagi yaitu setiap segmen harus memiliki waktu yang mencukupi dan sesuai dengan kebutuhan materi itu. Apabila materi yang disampaikan memang banyak, maka alangkah lebih baik apabila segmen tersebut diberi waktu yang lebih panjang dibandingkan dengan segmen lainnya.
3. Cari Narasumber yang Tepat
Persiapan lain sebelum mengupas mengenai cara membuat webinar dengan Zoom yaitu kamu harus mencari narasumber yang tepat untuk mengisi acara atau webinar tersebut. Narasumber yang dipilih harus seseorang yang memang ahli terhadap konsep dan tema yang ingin dibahas pada webinar itu sehingga materi bisa tersampaikan dengan jelas.
Apabila narasumber tidak terlalu menguasai materi, maka kemungkinan besar webinar pun akan berakhir berantakan dan tidak sesuai dengan ekspektasi yang sudah dirancang sebelumnya. Hal itu tentu akan membuat semua pihak merasa dirugikan terlebih peserta yang tidak mendapatkan apa-apa dalam webinar tersebut.
Untuk itulah, pilih narasumber yang sudah memiliki nama besar dan cukup ahli untuk membahas mengenai materi itu. Dengan begitu, maka ketika ada pertanyaan yang dilontarkan oleh peserta, narasumber bisa menjawab pertanyaan tersebut dengan baik tanpa merasa kesulitan.
4. Tentukan Jadwal Webinar
Hal selanjutnya yang harus dilakukan sebelum menyelenggarakan webinar yaitu kamu harus menentukan jadwal webinar terlebih dahulu. Webinar tersebut harus dilaksanakan pada tanggal yang luang dan mampu mengundang banyak pihak, sehingga webinar bisa berjalan dengan lebih aktif dan kegiatan itu pun bisa terasa lebih hidup.
Apabila memilih untuk mengadakan webinar pada tanggal yang dipenuhi dengan kesibukan, maka kemungkinan besar webinar tersebut akan sepi oleh peserta. Karena itulah, pastikan kamu sudah mendiskusikan tanggal pelaksanaan webinar bersama dengan pihak terkait agar webinar yang kamu selenggarakan bisa berjalan sesuai dengan rencana.
5. Beli Plan untuk Webinar
Setelah semua persiapan sudah dibuat, maka cara membuat webinar dengan Zoomyang bisa dilakukan yaitu dengan menginstal aplikasi Zoom terlebih dahulu lalu mendaftarkan akun sesuai petunjuk yang sudah ada. Kemudian, kamu bisa membeli plan yang memang dikhususkan untuk menyelenggarakan webinar.
Ada beberapa plan yang sudah disediakan oleh pihak Zoom, semua plan tersebut pun dikategorikan dalam beberapa jenis yang disesuaikan dengan jumlah peserta dan panelis. Tidak hanya itu, namun kamu pun bisa memilih paket tahunan atau bulanan yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan yang kamu miliki.
6. Registrasi Peserta
Cara membuat webinar dengan Zoomyang selanjutnya yaitu dengan membuat registrasi peserta. Langkah yang satu ini sebenarnya opsional, sebab kamu bisa memutuskan sendiri apakah kamu memang ingin membuat registrasi terhadap peserta atau tidak.
Apabila kamu memang memiliki rencana untuk melakukan registrasi peserta, maka kamu akan diberi opsi oleh Zoom untuk automatically approve atau manually approve. Pilihan automatically approve berarti peserta bisa segera masuk tanpa harus menunggu persetujuan terlebih dahulu. Sementara itu, manually approve harus menunggu persetujuan dari kamu untuk masuk ke dalam webinar itu.
7. Undang Panelis dan Peserta
Pada hari pelaksanaan webinar, kamu harus memastikan bahwa peserta dan panelis memang sudah siap untuk mengikuti webinar. Untuk pihak panelis, kamu bisa mencoba untuk menghubungi mereka melalui pesan pribadi mengenai persiapan mereka untuk mengisi webinar pada hari itu dan ingatkan mereka mengenai jadwal yang tepat untuk pelaksanaan webinar itu.
Sementara bagi peserta, menghubungi melalui pesan pribadi tentu merupakan hal yang cukup merepotkan karena kemungkinan besar peserta terdiri atas jumlah yang cukup banyak. Agar peserta bisa mengetahui mengenai webinar dan waktu pelaksanaan webinar itu, maka kamu bisa memilih untuk mengirim link Zoom kepada group chat yang sudah dibuat sebelumnya.
Ketika webinar berlangsung, kamu bisa melihat mengenai perbedaan antara peserta dan panelis. Perbedaan tersebut hanya bisa disaksikan oleh pihak pembicara dan pihak yang menjadi penyedia layar webinar. Apabila peserta memang tidak mengaktifkan videonya, maka pihak pembuat webinar dapat mengaktifkan video peserta tersebut.
8. Mulai Webinar
Cara membuat webinar dengan Zoom yang terakhir yaitu dengan masuk ke akun Zoom yang sebelumnya sudah dibuat. Kemudian, klik Webinar lalu pilih menu Start agar webinar bisa segera dilaksanakan. Pada Zoom Client, kamu bisa memilih tab Meetings lalu cari webinar apa yang memang ingin kamu mulai pada saat itu.
Kamu bisa menjadwalkan webinar yang ingin dilaksanakan dengan memanfaatkan menu Kalender yang ada pada Zoom. Menu tersebut akan membantu kamu untuk membuat jadwal webinar secara otomatis dan apabila tanggal webinar sudah tiba, kamu dapat memulai webinar dengan lebih mudah tanpa mengalami kesulitan yang membingungkan.
Apabila langkah ini sudah selesai, maka kamu bisa segera menikmati webinar yang sudah kamu buat. Pastikan panelis dan peserta memang sudah masuk ke dalam room webinar tersebut sehingga mereka bisa segera berdiskusi dengan lebih lancar.
Penutup
Itulah cara membuat webinar dengan Zoom yang bisa kamu lakukan sendiri ketika ingin membuat webinar. Proses yang dilakukan ketika menggunakan aplikasi Zoom memang tidak memakan waktu lama, sehingga tidak heran apabila banyak orang yang memilih untuk memakai aplikasi ini dalam membuat webinar.
